Mit StromNow kannst du die Heimladekosten deiner Mitarbeiter für die Erstattung aufbereiten lassen. Die Belege erhältst du per E-Mail und im StromNow Dashboard. Dort kannst du sie gesammelt herunterladen und in deiner Buchhaltung weiterverarbeiten.
StromNow stellt die Abrechnungsgrundlage bereit. Die Auszahlung an deine Mitarbeiter übernimmt dein Unternehmen. Dadurch bleibt die Erstattung in eure bestehenden Buchhaltungsabläufe eingebunden.
Voraussetzungen
Damit Heimladevorgänge berücksichtigt werden können, muss die Einrichtung für den jeweiligen Mitarbeiter abgeschlossen sein. Die Fahrer nutzen dafür die StromNow App oder ihre StromNow Ladekarte.
Je nach Einrichtung wird das Fahrzeug mit StromNow verbunden oder die StromNow Ladekarte an der Wallbox hinterlegt und die Wallbox entsprechend angebunden.
Wir unterstützen euch gerne beim Onboarding und bei der Ersteinrichtung. Für größere Flotten können wir die Lösung auf individuelle Anforderungen abstimmen. Eine neue Wallbox ist dafür in der Regel nicht nötig.
So läuft die Abrechnung ab
1. Belege abrufen
Die erfassten Heimladevorgänge werden für die Abrechnung aufbereitet. Die zugehörigen Belege werden per E-Mail versendet und stehen zusätzlich im StromNow Dashboard bereit.
Damit hat deine Buchhaltung eine Grundlage für die Bearbeitung der Erstattung.
2. Belege gesammelt herunterladen
Im Dashboard kannst du die Belege gesammelt herunterladen. StromNow stellt sie im benötigten Format für die Weiterverarbeitung in deinem Unternehmen bereit.
Besondere Anforderungen an die Ausgabe und Verarbeitung stimmen wir gerne mit euch ab.
3. In der Buchhaltung weiterverarbeiten
Deine Buchhaltung übernimmt die Belege in den unternehmensinternen Abrechnungsprozess. Prüft dabei, ob die berücksichtigten Heimladevorgänge vollständig und korrekt zugeordnet sind.
Erfasste Ladevorgänge sind unveränderlich. Datum, Uhrzeit und geladene kWh eines Heimladevorgangs werden so gespeichert, wie sie gemessen wurden, und lassen sich nachträglich weder von Fahrern noch von Fuhrparkverantwortlichen ändern. So taugen die Belege als Nachweis für die steuerfreie Erstattung nach kWh.
Wenn ein Vorgang falsch zugeordnet ist, etwa einem falschen Fahrzeug oder einer falschen Kostenstelle, meldet euch bei unserem Support. Wir korrigieren die Zuordnung als eigenen, nachvollziehbaren Eintrag. Der ursprüngliche Ladevorgang bleibt dabei erhalten.
4. Erstattung an Mitarbeiter auszahlen
Nach der internen Bearbeitung zahlt dein Unternehmen die Erstattung an die jeweiligen Mitarbeiter aus.
Den Zahlungsweg und den Auszahlungstermin legt ihr entsprechend euren eigenen Abläufen fest. Informiert eure Mitarbeiter darüber, wann sie mit der Erstattung rechnen können und wer bei Rückfragen zuständig ist.
Häufige Fragen
Übernimmt StromNow die Auszahlung?
Standardmäßig erfolgt die Auszahlung über die firmeneigene Buchhaltung. StromNow erfasst und verarbeitet die Heimladevorgänge und stellt die Belege für die Erstattung bereit. Auf Wunsch übernimmt StromNow auch die Auszahlung an eure Mitarbeiter. Sprecht uns dazu einfach an.
Müssen wir jeden Beleg einzeln herunterladen?
Nein. Die Belege können im Dashboard gesammelt heruntergeladen und anschließend im Unternehmen weiterverarbeitet werden.
Können wir unseren bestehenden Abrechnungsprozess weiter nutzen?
Ja. Die Auszahlung bleibt bei eurem Unternehmen. So könnt ihr die bereitgestellten Belege in eure bestehenden Abläufe einbinden. Individuelle Anforderungen können wir gemeinsam abstimmen.
Werden öffentliche Ladevorgänge genauso abgerechnet?
Öffentliche Ladevorgänge über StromNow Fleet werden direkt automatisiert abgerechnet und abgebucht. Je nach Vereinbarung ist das täglich, wöchentlich oder monatlich möglich.
Beim Home Charging erstattet dein Unternehmen die zu Hause entstandenen Ladekosten an den Mitarbeiter.
Wo finden Mitarbeiter ihre privaten Belege?
Die Belege für private Ladevorgänge sind in der StromNow App verfügbar.